Met ICT naar buiten op basis van IT binnen

De website van Aannemingsbedrijf B.M. van Houwelingen werd door een van de medewerkers ontworpen en bij wijze van cadeau bij een jubileum aan het bedrijf aangeboden. Directeur Jan van Houwelingen, die zichzelf geenszins als een 'early adapter' van nieuwe technieken beschouwt, had zo zijn bedenkingen bij een openbare bedrijfspresentatie op Internet. Toch stemde hij ermee in, omdat hij wel inzag dat de concurrentie niet achter zou blijven. "We waren er destijds een van de eersten mee," aldus Jan van Houwelingen, "en het resultaat was wel verrassend. Sinds we ook onze koopprojecten op de site hebben staan, hebben we al een aantal huizen via Internet verkocht. We bereiken er een publiek mee wat buiten de actieradius van de advertentie van de makelaar valt, want normaal gesproken verkopen we geen huizen in Hardinxveld-Giessendam aan iemand uit Alkmaar. Nu is dat - aantoonbaar via Internet - wel gebeurd." Inmiddels heeft Jan van Houwelingen zijn aanvankelijke bedenkingen vanzelfsprekend laten varen, hoewel hij zich nog steeds bewust is van de eventuele afbreukrisico's. Hij zegt: "Iedereen kan zo'n Internetsite bezoeken en dus ligt het met de informatie erop allemaal wat gevoelig. Daarom is het ook zo belangrijk dat je binnen je bedrijf afspreekt hoe zo'n site wordt onderhouden. Want als er alleen maar oude informatie op blijft staan, dan kan zo'n site juist tegen je werken."

Derde generatie

Aannemingsbedrijf B.M. van Houwelingen laat zich op het gebied van automatisering en organisatie met raad en daad door het NVOB bijstaan. Henk Waaijenberg, medewerker van het NVOB, treedt al sinds 1991 als adviseur van het bedrijf op. In dat jaar oriënteerde B.M. van Houwelingen zich op een nieuw automatiseringssysteem, ter vervanging van het systeem waarmee het bedrijf enkele jaren eerder de eerste schreden op automatiseringsgebied had gezet. Het systeem dat destijds werd aangeschaft, na een onderzoek door Henk Waaijenberg, werd eind 1999 al weer door automatisering van de derde generatie vervangen. "Vanuit de automatiseringsinsteek zijn we bij B.M. van Houwelingen nog een aantal stappen verdergegaan," vertelt Waaijenberg. "We hebben bijvoorbeeld samen met de medewerkers van B.M. van Houwelingen een ondernemingsplan opgezet en dit plan direct aan de automatisering gekoppeld. Het systeem is zodanig uitgekristalliseerd dat de rapporten die voor de jaarrekeningen nodig zijn en de gegevens die voor het ondernemingsplan nodig zijn rechtstreeks uit het systeem komen." Een andere noviteit in de informatievoorziening bij B.M. van Houwelingen betreft de postregistratie en -behandeling. Het in- en uitgaandepostsysteem voor deze functies, evenals het databasesysteem erachter, is aan Microsoft Office gekoppeld, waardoor eenvoudig alle mogelijke links naar andere Windowspakketten kunnen worden gelegd. Henk Waaijenberg: "Zo komen we steeds verder en het betekent dat de automatisering nu het bedrijfsproces van B.M. van Houwelingen bijna volledig ondersteunt. In vergelijking met veel andere bedrijven is dat redelijk uitzonderlijk en dat komt doordat men er veel tijd en moeite in stopt."

Rendement

Worden alle investeringen - in geld, tijd en moeite - ook nog in redelijke mate terugverdiend? Jan van Houwelingen moet er eigenlijk een beetje om lachen. "Wie vraagt zich nog af of hij de kosten van de telefoon terugverdient?" zo zegt hij. "Zo is het ook met automatisering. Natuurlijk zijn er investeringen voor nodig, maar dan meer in organisatie, personeel en opleidingen dan sec in hardware en software. En het terugverdienen van die investeringen zit meer in secundaire zaken. Je werkt eenvoudigweg efficiënter, je hebt je managementinformatie beter op orde en de bedrijfsvoering wordt daardoor adequater." Of een goede automatisering tot minder faalkosten leidt, moet volgens Jan van Houwelingen in zijn bedrijf nog blijken. "In ons vorige systeem functioneerde de kostenbewaking nog niet helemaal goed en dat was voor ons eigenlijk de belangrijkste reden om van systeem te veranderen. Want wil je de faalkosten verminderen, dan zul je ze eerst moeten kunnen meten en daar heb je een goeie kostenbewaking voor nodig. Daar hopen we de komende jaren de vruchten van te plukken." Aanwijsbaar rendement in bijvoorbeeld de verkorting van bouwprocessen verwacht Jan van Houwelingen met name van de bouwplaatsautomatisering. Zijn bedrijf zal daar waarschijnlijk in 2001 mee beginnen. "Bouwplaatsautomatisering is de volgende stap, daar is geen ontkomen aan en ik denk dat daar nog best veel voordelen mee te behalen zijn!"

Verschenen in: Grootbedrijf, NVOB, 2000

Peter van Steen, tekstschrijver, info@petervansteen.nl