"Het lidmaatschap van de NVD moet een keurmerk worden"

Er zijn de afgelopen vijfentwintig jaar de nodige ontwikkelingen aan te wijzen in het vak en dus ook in de vereniging. "Zo vertelden leden uit de begintijd van de vereniging mij dat in die beginperiode veel werd gedaan aan automatisering", aldus Anneke van Egmond. "Dat was toen een 'hot item'. Inmiddels weten we allemaal hoe we met een computer om moeten gaan." De tijden veranderden, het beroep veranderde mee. "Vroeger zat je bij wijze van spreken de hele dag brieven en verslagen te typen, nu wordt verwacht dat je meedenkt met veranderingen in de organisatie. Ik denk dat de directiesecretaresse de komende jaren nog meer een managementassistent wordt. Onder invloed van het platter worden van organisatiestructuren en technologische ontwikkelingen blijft ons vak voortdurend aan verandering onderhevig. De computer heeft zoveel taken overgenomen dat de directiesecretaresse veel meer tijd heeft gekregen om te organiseren. Daar moet je op inspelen door je binnen het bedrijf zo breed mogelijk inzetbaar te maken. Niet dat de werkgelegenheid onder druk staat, maar bij reorganisaties en fusies vallen ook directiesecretaressen buiten de boot."

Kwaliteit

Het ledenaantal van de NVD -zevenhonderd- blijft al een jaar of vijf stabiel. Groei is ook niet het primaire doel van dit bestuur, vertelt Anneke. "Natuurlijk, ledenwerving blijft op onze agenda staan, vooral de werving van jongere leden. Maar we vinden kwaliteit belangrijker dan kwantiteit. De vereniging is opgericht om vakmatige kennis te verbreden en te verdiepen. Ik vind dat we daar op dit moment heel goed mee bezig zijn. Er zijn tijden geweest waarin we te veel een gezelligheidsvereniging dreigden te worden, waarin de nadruk lag op de informele contacten. Maar veel vrouwen komen daar niet alleen voor." Dat blijkt ook wel uit het feit dat de TOP-dagen, de trainings- en opleidingsdagen van de NVD, goed worden bezocht. De ledenvergadering daarentegen helaas beduidend minder, aldus Anneke. "Alleen lid zijn om contributie te betalen en de nieuwsbrief te krijgen, zou niet de bedoeling moeten zijn. Maar het gebeurt wel. We hebben ons de afgelopen jaren vaak afgevraagd waar hem dat in zit. Maar zelf was ik vijftien jaar geleden ook nog een passief lid, omdat ik het te druk had met mijn werk en cursussen. We hebben bijna allemaal een full-time baan. Dan valt het niet altijd mee om 's avonds bijeenkomsten van de NVD bij te wonen. Ik vind dat wel jammer, want alleen als actief lid heb je echt baat bij het lidmaatschap."

Werkrelatie

Een van de belangrijkste aandachtsgebieden voor de vereniging noemt ze de zakelijke werkrelatie tussen directiesecretaresse en werkgever. Anneke van Egmond: 'Hoe stelt de directiesecretaresse zich op? Is zij ondersteunend of meer uitvoerend bezig? Trekt zij actief taken naar zich toe? En omgekeerd: maken directeuren wel goed gebruik van de capaciteiten van hun secretaresse? Overleggen ze voldoende, betrekken ze haar bij hun werkzaamheden? Die vragen zijn heel actueel en gesprekken daarover leveren veel punten van herkenning op. Het met elkaar praten over je vakgebied en informatie opdoen vind ik heel belangrijk. Je leert van elkaar hoe je een bepaald probleem kunt oplossen of wat juist niet werkt. Dat is voor mij de optimale invulling van onze netwerkfunctie."

Netwerkfunctie

De netwerkfunctie van de NVD heeft dit jaar een aantal belangrijke impulsen gekregen. Zo is het secretariaat per 1 januari 1995 gestart met het opzetten van een databank met informatie over cursussen en instituten en bevat de Nieuwsbrief de rubriek 'Leden voor Leden', de zogenaamde vacaturebank. "Daar gaan we actief mee verder. En in LOSV-verband, het Landelijk Overleg Secretaresse Verenigingen waar de NVD aan deelneemt, gaan we een juridische vraagbaak opzetten. Leden kunnen het secretariaat bellen wanneer zij een probleem hebben op het gebied van arbeidsverhoudingen en worden dan doorverwezen naar een jurist." Dat wil niet zeggen dat de NVD zich langzamerhand wil gaan omvormen tot of aansluiting gaat zoeken bij een vakbond. "We hebben wel samen met de andere secretaresseverenigingen en met Schoevers het boekje 'Het beroep in vijf profielen' uitgebracht. Aan de hand van een enquête onder de leden hebben we functieprofielen opgesteld. We hopen dat deze functieprofielen in de CAO's van bedrijven worden geïntegreerd."

Verenigingssecretariaat

Belangrijke agendapunten uit haar bestuursperiode tot nu toe zijn het onderwerp van de buitengewone leden en de uitbesteding van het secretariaat van de vereniging geweest. Anneke zegt: "We hebben als bestuur het voorstel gedaan dat leden na hun pensionering nog maximaal twee jaar lid kunnen zijn. Onze overweging is dat we een beroepsvereniging zijn, en dus ook alleen leden zouden moeten hebben die het beroep uitoefenen. Dat voorstel is tot nu toe niet geaccepteerd." Blij is ze in ieder geval wel dat de leden ingestemd hebben met de instelling van een betaald verenigingssecretariaat. Dat is op 1 januari 1995 van start gegaan. "Zo'n secretariaat doet een fors beroep op het budget van de vereniging, dus het is begrijpelijk dat daar het nodige overleg over is geweest. Maar de financiële en ledenadministratie kosten veel tijd, die we liever aan beleidsmatige taken besteden. Bovendien is de uitvoering van het werk nu minder vrijblijvend geworden. Een vrijwillige kracht kun je nauwelijks aanspreken op resultaten; een betaalde kracht wel. Dat draagt ook weer bij aan de professionalisering van de vereniging."

Toekomst

En hoe wil zij de toekomst van de vereniging vormgeven in de komende jaren? Anneke van Egmond tot slot: "We hebben gebrainstormd over ons beleid voor de komende vijf jaar. In het kort komen onze plannen erop neer dat de vereniging in het jaar 2000 nationale bekendheid moet hebben en een nog professionelere uitstraling. We vinden dat de kwaliteit van de bijeenkomsten nog beter kan worden en natuurlijk gaan we de netwerkfunctie zoveel mogelijk uitbreiden. Maar vooral willen we dat in het jaar 2000 onze leden, maar ook hun directeuren er trots op zijn dat ze lid zijn van de NVD. Ik heb zelf een werkgever die me stimuleert in mijn voorzitterschap. Maar er zijn natuurlijk genoeg directeuren die zeggen: goed dat je lid bent, als ik er maar niets van merk. Terwijl het lidmaatschap van de vereniging juist bijdraagt aan de ontwikkeling van de directiesecretaresse en de verdieping van het vak. Mijn ideaal is dat een bedrijf dat een secretaresse zoekt, haar lidmaatschap van de NVD als een keurmerk van kwaliteit beschouwt. Dat zou fantastisch zijn."

Verschenen in: Special Magazine van Revue Arts, 1995

Peter van Steen, tekstschrijver, info@petervansteen.nl