Zonder strijd of weerstanden naar continuïteit en professionaliteit

Na vier jaar van oriëntatie en onderzoek zijn vijf schoolbesturen in de gemeente De Bilt op 20 juni 2008 gefuseerd. Hierdoor zijn tien scholen in verschillende kernen van de gemeente, te weten de Martin Luther Kingschool, Groen van Prinstererschool, De Poolster, De Rietakker, Julianaschool, Laurensschool, Theresiaschool, Michaëlschool, De Regenboog en Patioschool, onder één bestuur gekomen. De scholen hebben daarbij hun identiteit, hun schoolteam en hun sfeer en cultuur behouden. De naam van het nieuwe schoolbestuur is Stichting Delta De Bilt voor Primair Onderwijs. Het fusieproces werd begeleid door Bas de Koning, algemeen directeur van Eduniek. We hadden een gesprek over het fusieproces met Martin van Veelen, algemeen directeur van het nieuwe bestuur.

Het lag niet voor de hand dat vier protestants-christelijke scholen die onder één bestuur vielen, vier rooms-katholieke scholen met allemaal een eigen bestuur en twee algemeen christelijke scholen met eveneens een eigen bestuur zich onder één gezamenlijk bestuur zouden scharen. Toch bleken de verschillen in identiteit geen belemmering te zijn om de oorspronkelijke besturen op een harmonieuze wijze in elkaar te vlechten, met de Stichting Delta De Bilt voor Primair Onderwijs als resultaat. Vrijdag 20 juni 2008 vond de formele overdracht van activa en passiva plaats, hetgeen de maandag erna op alle scholen met een feestlied op het schoolplein en een traktatie voor alle kinderen werd gevierd.

Steun aan elkaar

"Het was een heel boeiend proces," vertelt algemeen directeur Martin van Veelen, die het afgelopen schooljaar nog directeur van De Rietakker was. "Dat proces begon ongeveer vier jaar geleden, met de intentie van de vier rooms-katholieke scholen om onder één bestuur te gaan. De vraag was wel of gezamenlijk de juiste schaalgrootte kon worden gerealiseerd om echt winst te maken, niet alleen in financiële, maar ook in kwalitatieve zin. Daarom is toen contact met de VPCO gezocht, het bestuur van de protestants-christelijke scholen. Na een plezierig gesprek tussen de voorzitters van de schoolbesturen werden ook de directeuren van de scholen voor een informele vergadering uitgenodigd. Tijdens dat Patioberaad, op de Patioschool, bleek dat de directeuren van de VPCO-scholen veel steun aan elkaar hadden en daarom werd afgesproken om diepgaander te onderzoeken of een bestuurlijke fusie haalbaar zou zijn."

Geschikte procesbegeleider

In die tijd was er ook vraag vanuit Utrecht en Zeist of de schoolbesturen in De Bilt interesse in een bestuurlijke fusie hadden, maar die uitnodigingen waren alle zuilair van aard. De besturen in De Bilt gaven echter de voorkeur aan een fusie binnen de gemeentegrenzen, die de eigen bloedgroep best mocht overstijgen. Het werd als een voordeel beschouwd om met één gemeente, dus één wethouder en één ambtelijk apparaat van doen te hebben. Ook de Besturenraad concludeerde na een onderzoek op verzoek van de betrokken schoolbesturen, dat bij behoud van de eigen identiteit van de scholen een vergaande samenwerking en wellicht een fusie zeker te overwegen was. Op dat punt gekomen besloten de besturen om een externe procesbegeleider in de arm te nemen. Daartoe werden diverse instanties benaderd, waaronder ook Eduniek. "Dat was niet voor de hand liggend," aldus Martin van Veelen. "Wij dachten dat Eduniek met name scholen begeleidde en geen besturen, zeker niet richting een fusie. Maar na enkele gesprekken vonden wij Bas de Koning toch de geschikte persoon om dat proces te begeleiden. Na ons verzoek heeft hij dan ook twee jaar geleden de eerste ronde van het vervolg als projectleider opgepakt."

Intentieverklaring en verfijning

Als projectleider ging Bas de Koning een stuurgroep leiden, die samen met werkgroepen op de gebieden onderwijs, personeelsbeleid, identiteit, huisvesting, financiën en communicatie een tussentijds rapport opstelde, op basis waarvan de schoolbesturen een intentieverklaring konden ondertekenen om op termijn tot een fusie te komen. Hierna werd een vervolgtraject in gang gezet, ook weer onder leiding van Bas de Koning, waarin de tussentijdse rapportages van de verschillende werkgroepen werden verfijnd. Op grond daarvan konden de schoolbesturen, maar ook de algemene ledenvergaderingen van de twee verenigingen die erbij betrokken waren, de medezeggenschapsraden en de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, zonder voorbehoud met de voorgenomen fusie instemmen. Dat gaf de doorslag om in maart 2008 de Stichting Delta De Bilt voor Primair Onderwijs op te richten. Na nog eens ruim twee maanden van financieel onderzoek, contacten met vakbonden en administratieve rompslomp kon op 20 juni de overdracht van alle activa en passiva plaatsvinden, waarna de fusie een feit was. Op maandag 23 juni was het vervolgens een feestelijke dag op alle scholen, met 's middags een bijeenkomst van allen die in het fusieproces een rol hadden gespeeld.

Professionaliteit en continuïteit

"De fusie heeft natuurlijk het meeste effect op bestuurlijk en directieniveau," aldus Martin van Veelen. "De directeuren hoeven niet meer allemaal hetzelfde wiel uit te vinden, dus er wordt veel efficiënter gewerkt. Ze hoeven niet meer naar vergaderingen van het bestuur of de GMR, want daar ga ik als algemeen directeur naar toe. Ook op het gebied van de financiën is winst te behalen, door handig samen te werken en gezamenlijk contracten af te sluiten. Daarnaast hebben we veel administratie bij de scholen weggehaald, ten aanzien van personeel, leerlingen, financiën et cetera. Dat scheelt de directeuren heel veel administratieve last. Zij kunnen zich nu echt op het leiden van hun school richten. Een ander element is natuurlijk de professionaliteit en de continuïteit van het bestuur. Schoolbestuurders doen het veelal als vrijwilligers en zeker bij eenpitters is dat een riskante aangelegenheid. Nu is er wel een continue factor, met een algemeen directeur, een algemeen ondersteunend directeur en twee parttime administratieve krachten."

Uniek proces

De rol van de externe procesbegeleider in het fusieproces in De Bilt bestond voornamelijk daaruit, dat een zorgvuldig proces werd uitgelijnd en dat dit proces vervolgens werd bewaakt en gefaciliteerd. "We zijn heel tevreden over de aanpak door Bas de Koning en de medewerkers van Eduniek die op bepaalde gebieden gespecialiseerd zijn," aldus Martin van Veelen tot slot. "Alle partijen in het proces hebben altijd evenveel hun inbreng kunnen hebben en de wijze waarop verbindingen tot stand kwamen, was voortreffelijk. Ook hebben we steeds goede adviezen gehad en hebben we kunnen profiteren van het scherpe inzicht van Bas in het proces en de onderlinge verhoudingen. Tot slot was zijn menselijke insteek in het hele gebeuren heel waardevol. We hebben hem daar vanzelfsprekend voor bedankt, want zoals dit fusieproces is verlopen, zonder strijd of weerstanden, maar op een heel natuurlijke manier, is misschien wel uniek."

Verschenen in: Eduniek Info (2008)

Peter van Steen, tekstschrijver, info@petervansteen.nl